Former l’équipe d’animateurs

Relationnel

Qui choisir ? Comment motiver d'autres à se joindre au projet ? Quelles compétences avoir ? Comment former une équipe ?

Sans l’équipe d’animateur, le projet n’a pas lieu ! Elle est donc essentielle.

Quelles sont les compétences requises ?

La première, qui sera moteur pour toutes les autres compétences, est la motivation.
Ensuite, les compétences sont les mêmes que celles pour les jeunes : capacité d’écoute, d’échange et d’adaptation.
Il y a un petit plus pour :

une bonne perception des enjeux du développement,

une sensibilité pour les démarches interculturelles,

une capacité de gestion et d’animation de groupe.

Qu’apporte un tel projet à l’animateur ?

Pour motiver une personne à s’investir comme animateur dans le projet, c’est important qu’elle soit consciente de ce qu’il peut lui apporter personnellement. Cela renforcera sa motivation. Impossible de citer tous les apports, mais en voici quelques-uns récurrents :

apprendre à mener un projet d’envergure
découvrir des jeunes motivés et engagés et vivre avec eux
faire équipe avec des collègues et mieux les connaître
vivre une rencontre interculturelle
…

Team Building

Si l’équipe d’animateurs est formée par des personnes qui se connaissent peu, un temps de team building est important pour apprendre à se connaître, à trouver ses complémentarités, à se faire confiance, …
Ce team building peut prendre diverses formes :

un repas, éventuellement chez l’un et chez l’autre

une formation commune

une mise au vert, avec détente mais aussi préparation du projet

…

Partage des responsabilités

Différentes responsabilités sont à pourvoir dans un tel projet : santé, administration, finances et communication. Suivant ces intérêts, chaque animateur choisit une des responsabilités, au début du projet. Cette répartition des responsabilités est communiquées aux jeunes et à leur parents.

Postulat

Chacun est responsable de sa tâche, mais ne doit pas hésiter à faire appel à l’équipe, si il avait des soucis pour la réaliser, ceci avant d’être débordé.

Liste des tâches à effectuer

Administration

• gérer tous les documents : leur remise dans les délais fixés le rappel si ce n’est pas fait; la vérification qu’ils sont bien complétés et si ce n’est pas le cas, le demander; la vérification des dates/ noms sur le passeport;
• encodage de l’ensemble sur le document dans le drive;
• gérer la mondiale assurance : lire les contrats pour vérifier si ils couvrent bien le pays de destination et les frais de rapatriement;
• scanner les documents pour avoir une version dans un drive;
• photocopier ce qui est nécessaire d’avoir en papier sur place.

Finances

• encoder les dépenses
• vérifier que les jeunes paient leur PAF à temps et le rappeler aux parents
• suivre l’état des entrée avec l’économe
• faire les comptes des WE, des activités financières
• présenter le topo des finances aux jeunes et à leurs parents
• gérer les contacts avec les pouvoirs subsidiants
• rentrer les dossiers aux pouvoirs subsidiants
• vérifier que les garanties des week-ends soient remboursées
• vérifier que les retours de commande de boisson soient remboursées
• veiller à avoir de la petite monnaie lors des moments de vente

Logistique

• réserver les lieux de week-end/locaux
• acheter du matériel si nécessaire
• gérer les courses
• réserver les transports, si nécessaire
• gérer le matériel nécessaire pour les actions financières
• veiller à ce qu’il y ait du chauffage
• avertir les lieux de week-end de notre arrivée
• réserver les vols

Communication

• veiller à ce qu’il y ait un retour des activités réalisées dans les réseaux sociaux
• réaliser la promotion des activités
• écrire les lettres de convocation pour les week-end, les réunions de parents et les distribuer
• préparer les réunions de parents

Santé

Fiches médicales : veiller à avoir les fiches médicales sur soi (ou un résumé) lors des sorties, à mettre sur un GSM; connaître les fiches médicales des élèves
Pharmacie : veiller à avoir une pharmacie en ordre et à en connaître le contenu; soigner les “bobo” pendant les week-end et le séjour
Pour le séjour : organiser la vaccination (avoir les carnets de vaccination des jeunes, avoir les autorisations des parents pour la vaccination, prendre rendez-vous avec la Travel Clinic); reprendre les carnets de fièvre jaune; rassurer les parents; rencontrer ceux dont l’enfant a une situation médicale complexe; gérer la prise des anti-palu : avant, pendant et après le séjour