Gérer les documents

Administratif

Quand demander de rendre les documents aux jeunes ? Comment éviter conserver ces documents ?

Les principaux documents

Passeport

Pour quitter la zone Schengen un passeport est demandé. Tous les participants en ont besoin d’un. Pour éviter le stress d’avant le départ, il est conseillé de demander à chacun d’apporter son passeport au moins un mois avant le départ, ou plus tôt si un visa est demandé.
Cela permet de vérifier la date de validité et l’orthographe du nom qui doit correspondre à celle du billet d’avion.

Visa

Si un visa est nécessaire, très souvent une demande de groupe peut se faire auprès de l’ambassade ou du consulat du pays en Belgique. Il suffit alors d’apporter tous les passeports en même temps et de les rechercher un peu plus tard.
Bon à savoir : certains pays procurent maintenant des e-visa.

Autorisation parentale

Les mineurs ont besoin d’une autorisation parentale légalisée par la commune. Si ces jeunes partent souvent sans leurs parents, certaines communes légalisent une autorisation valable 1 an.

En fonction des documents demandés et des délais pour se les procurer, il est conseillé de réaliser un échéancier de remise des documents.

Pour gérer la remise de chacun des documents,
il est intéressant de :

créer un tableau récapitulatif en format papier ou numérique pour avoir un résumé des informations
signaler la personne qui reprend ces documents pour ne pas perdre des documents qui sont donnés à quelqu’un d’autre
donner une date de remise claire pour avoir les documents à temps et ensemble

Nom	date de naissance	n° registre national	n° passeport	autorisation parentale	Visa	fièvre jaune	pass sanitaire	fiche médicale	mondial assistance	contact d’urgence

Petits conseils :

scanner les documents et les mettre dans un dossier sur internet pour y avoir accès de partout.
imprimer-les aussi pour avoir une copie papier, si les documents sont mis en sécurité pendant le séjour, cela permet d’avoir une copie avec soi

En bref

Informations à avoir par jeune

son nom correctement orthographié
date de naissance
n° du registre national
n° du passeport
autorisation parentale pour le projet
visa
fièvre jaune
pass sanitaire
fiche médicale
mondial assistance
contact d’urgence