Difficile de gérer les comptes à plusieurs. Une seule personne suffit pour encoder les dépenses et les recettes dans un tableur (excel, google sheets, classeur, …). Ensuite il faut garder les justificatifs dans un classeur.  C’est un travail minutieux qui doit se faire au fur et à mesure.

Tâches à réaliser

Tenir un journalier

encoder au fur à mesure dans un tableur toutes les dépenses et toutes les recettes

garder les justificatifs dans un classeur

Rappeler les paiements

rappeler aux parents/jeunes de virer leur participation

être au courant du montant déjà payé et du reste à payer

reprendre l’argent liquide des ventes

Réaliser les virements

réaliser soi-même les paiements ou vérifier que le comptable l’ait fait

rappeler de donner les factures pour se faire rembourser

Gérer les subsides

avoir les bonnes factures dans les délais exigé par le pouvoir subsidiant

rendre les comptes avant la date d’échéance

Exemples

Voici une façon de titrer le tableur pour le journalier : 

n°	date	poste	détail	subsides	dépenses	recettes
numéro de la pièce justificative			détail du poste	subside lié à cette recette ou cette dépense

Cette façon d’encoder les comptes permet de sélectionner un poste, comme ici l’action financière du souper.

Elle permet aussi de créer des tableaux croisés dynamiques qui regroupent des infos, comme celui-ci à propos des actions financières.

Pour des actions financières particulières, on peut envisager une autre feuille du classeur, feuille dont le bilan final est mis sur la feuille du journalier.